Eines für alle

Am 28. November 2018 ging das neue Intranet «PostWeb» online. Neu ist der Zugriff für alle Mitarbeitenden von überallher möglich – auch von privaten Smartphones und Computern aus. Ein Gespräch mit Sébastien Orsini, der das Projekt PostWeb geleitet hat.

29.01.2019
Fotos: Annette Boutellier
Sébastien Orsini zum neuen Intranet

Sébastien Orsini zum neuen Intranet

Warum war ein neues Intranet notwendig?

Das vorherige war schon zehn Jahre alt, es musste inhaltlich und technisch erneuert und dem aktuellen Corporate Design angepasst werden. Wir wollten ausserdem allen Mitarbeitenden den Zugang ermöglichen, orts- und geräteunabhängig. Eine Erneuerung, die in unserem mobilen Alltag dringend notwendig war.

Ein neues Intranet für 60 000 Mitarbeitende – das tönt nach einer Menge Arbeit.

Wir haben zwei Jahre und drei Monate daran gearbeitet, es waren insgesamt 95 Personen aus allen Bereichen am Projekt beteiligt. Die Zusammenarbeit im Projektteam funktionierte super, alle waren sehr engagiert. Wir haben alle am gleichen Strick gezogen, was bei einem solch komplexen Projekt nicht selbstverständlich ist. Das hat mich sehr beeindruckt und gefreut. Gemeinsam haben wir das Ziel erreicht, den Mitarbeitenden ein Intranet zu ermöglichen, das ihnen den Arbeitsalltag vereinfacht.

Wie organisiert man sich bei einem so riesigen Projekt?

Wir haben uns während der Realisierung «agil» aufgestellt: Die Ausarbeitung und die Umsetzung des Produkts liefen parallel. Dabei haben wir in einem Drei-Wochen-Rhythmus die einzelnen Entwicklungsschritte geplant, realisiert und zum Test aufgeschaltet. So konnten wir alle drei Wochen das Produkt anschauen, überprüfen und bei den Mitarbeitenden Feedback einholen. Konkret haben wir nach «Scrum» gearbeitet, einer agilen Methode für die Umsetzung von Projekten.

Trotz des gelungenen Projekts waren die Rückmeldungen in den ersten Tagen nicht nur positiv.

Wir hatten rund 25 000 Besucherinnen und Besucher am ersten Tag und sehr viele positive Reaktionen. Das Intranet wurde als frisch und modern beurteilt. Natürlich gab es auch einige kritische oder gar negative Rückmeldungen. Dies ist nach einer solchen Umstellung nichts Überraschendes, wenn man bedenkt, das s viele Mitarbeitende jahrelang mit dem alten Intranet gearbeitet und sich einfach daran gewöhnt hatten.

Wie gehen Sie mit kritischen Rückmeldungen um?

Solche Rückmeldungen sind für uns sehr wichtig, denn sie zeigen uns, wo die weitere Entwicklung des PostWebs hingehen muss. Das PostWeb wird nun laufend mit diesen Inputs weiterentwickelt und wir sind überzeugt, dass wir schon bald auch die kritischen Mitarbeitenden für das PostWeb begeistern können.

Die Einstiegsseite ist das Newsportal; sollen die Mitarbeitenden mehr News lesen?

Die Mitarbeitenden sollen stets informiert darüber sein, was in ihrem Bereich und der gesamten Post läuft. Alle Mitarbeitenden können zudem selbst bestimmen, welche News sie noch auf den ersten Blick sehen möchten. Sie haben die Konfigurationsmöglichkeiten, damit das für sie Relevante als Erstes angezeigt wird. Ich persönlich schätze es beispielsweise sehr, dass ich nebst dem Konzern und meinem Bereich Weiteres wie die Mitarbeiterangebote oder News aus anderen Bereichen abonnieren kann.

Einige Mitarbeitenden haben sich das Cockpit als Startseite gewünscht …

Ja, dieses Bedürfnis wurde oft genannt. Diesem Wunsch konnten wir bereits entgegenkommen, indem wir die Linklisten im Cockpit neu im Header oben rechts neben der Suche verfügbar machen. Neu befinden sich also beim Stern im Header alle wichtigen Links im Direktzugriff.

Welche Änderungen stehen noch an?

Das PostWeb wird nun laufend optimiert. Es gibt dieses Jahr noch themenspezifische Microsites, eine verbesserte Suche und die Integration weiterer Applikationen wie auch die Ablösung der alten Tools. Zudem entwickeln wir eine App, durch die der Zugang erleichtert wird. Derzeit muss man noch web.post.ch/postweb in der Adresszeile eingeben.

Zugang zum PostWeb:

Der Zugang zu PostWeb funktioniert mit allen Computern und mobilen Geräten, die mit dem Internet verbunden sind.
Anmeldeportal PostWeb:

web.post.ch/postweb

Für Desktop-Nutzer: Benutzername und Passwort sind identisch mit den Angaben des Windows-Logins.

Für Non-Desktop-Nutzer: Wer einen externen Benutzerzugang (EBZ) hat, gibt beim Login die Personalnummer und das dazugehörige Passwort ein.

Wer noch keinen Zugang besitzt, kann ihn auf der Loginseite mit Klick auf «Registrierung für EBZ/PostExtern» anfordern bzw. unter extern.post.ch bestellen. Sie brauchen dafür die Personalnummer bzw. Identifikationsnummer (externe Mitarbeitende). Diese Nummern befinden sich auf der Rückseite des Personalausweises. Das Passwort wird per Brief zugestellt und kann bei Bedarf geändert werden.

Ergebnis der Umfrage